ビジネス文書の基本2

ビジネス文書の構成

ビジネス文書は、「前付」「本文」「付記」から構成されています。

  1. 前付
    本文の前に書くもので、日付や文書の作成者、文書の送付先、文書記号番号を記入します。
  2. 本文
    文書の内容を記入する部分です。本文の基本的な構成は、「件名」「前文」「主文」「末文」「記書き」となります。
  3. 付記
    本文の後に付け足して書くものがあるときに記入します。

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敬称のつけ方

敬称とは、個人名や会社名の後に敬意を表すためにつけるものです。

  1. 様、殿
    個人に宛ててビジネス文書を書く場合に、個人名の後につける敬称です。
    「様」より「殿」の方が公的であり、「様」より「殿」の方が敬意が軽いとされています。
  2. 各位
    複数人に宛ててビジネス文書を書く場合に使います。「○○課各位」など
  3. 御中
    会社などの組織に宛ててビジネス文書を書く場合に使います。「○○株式会社○○部御中」など

頭語と結語

頭語は手紙の書き出し(拝啓、前略など)、結語とは頭語に対応する文章の結び(敬具、草々など)を意味します。

<頭語>

  1. 拝啓
    相手にへりくだって申し上げるという意味があります。手紙を出す際に用います。
  2. 拝復
    へりうだってお答えするという意味があります。相手からの手紙に対して返信する場合に用います。
  3. 勤啓
    拝啓よりも丁寧な言い方。一般的な手紙よりも改まった手紙を書くときに使います。
  4. 急啓
    急を要するときに用いる頭語です。悔やみ状や、見舞い状などに使います。
  5. 前略
    前文を省略して主文を書く場合に使います。前略のあとには、あいさつ文を入れません。悔やみ状や見舞い状、抗議文などに使います。

<結語>

  1. 敬具
    敬って申し上げたという意味があります。拝啓、拝復、急啓などに対応する結語です。
  2. 謹白
    謹んで申述べたという意味があります。謹啓などに対応する結語です。
  3. 草々
    粗末な書き方で申し訳ないという意味があります。急啓、前略などに対応する結語です。

 

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