ビジネス文書の書き方

ビジネス文書の構成

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ビジネス文書は、「前付」「本文」「付記」から構成されています。

  1. 前付
    本文の前に書くもので、日付や文書の作成者、文書の送付先、文書記号番号を記入します。
  2. 本文
    文書の内容を記入する部分です。本文の基本的な構成は、「件名」「前文」「主文」「末文」「記書き」となります。
  3. 付記
    本文の後に付け足して書くものがあるときに記入します。
ビジネス文書の書式と名称


敬称のつけ方

敬称とは、個人名や会社名の後に敬意を表すためにつけるものです。

  1. 様、殿
    個人に宛ててビジネス文書を書く場合に、個人名の後につける敬称です。
    「様」より「殿」の方が公的であり、「様」より「殿」の方が敬意が軽いとされています。
  2. 各位
    複数人に宛ててビジネス文書を書く場合に使います。「○○課各位」など
  3. 御中
    会社などの組織に宛ててビジネス文書を書く場合に使います。「○○株式会社○○部御中」など

前文の書き方

頭語は手紙の書き出し(拝啓、前略など)、結語とは頭語に対応する文章の結び(敬具、草々など)を意味します。社外文書は、原則として頭語で書きはじめ、結語で締め括くくります。頭語と結語には、決まった対応関係があります。例:「拝啓」は「敬具」で締め括る。

<頭語>

  1. 拝啓
    相手にへりくだって申し上げるという意味があります。手紙を出す際に用います。結語は「敬具」で締めくくります。
  2. 拝復
    へりうだってお答えするという意味があります。相手からの手紙に対して返信する場合に用います。「敬具」で締めくくります。
  3. 勤啓
    拝啓よりも丁寧な言い方。一般的な手紙よりも改まった手紙を書くときに使います。結語は、「謹白」「謹言」「敬具」など。
  4. 急啓
    急を要するときに用いる頭語です。悔やみ状や、見舞い状などに使います。結語は、「敬具」「草々」「敬白」など
  5. 前略
    前文を省略して主文を書く場合に使います。前略のあとには、あいさつ文を入れません。悔やみ状や見舞い状、抗議文などに使います。「草々」で締めくくります。

<結語>

  1. 敬具
    敬って申し上げたという意味があります。拝啓、拝復、急啓などに対応する結語です。
  2. 謹白
    謹んで申述べたという意味があります。謹啓などに対応する結語です。
  3. 草々
    粗末な書き方で申し訳ないという意味があります。急啓、前略などに対応する結語です。

頭語の次は、時候の挨拶を書きます。時候の挨拶には漢語調(例:春分の候)と口語調(例:朝夕めっきり冷え込む季節となりましたが)があるが、漢語調を用いることが多い。 暑中見舞など季節の挨拶状では表現が固くない口語調を用いることも多い。

頭語、時候の挨拶の次は、先方の繁栄を喜ぶ慶賀の挨拶を書きます。頭語や時候の挨拶と同様に、パターン化しています。 会社に向けた挨拶では、「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」のように書き、個人に向けた挨拶では、「貴殿ますますご活躍のこととお慶び申し上げます」のように書きます。

慶賀の挨拶の次は、感謝の言葉を書きます。感謝の言葉は日頃から付き合いのある相手やご無沙汰していた相手にたいして書くもので、同様に書き方がパターン化しており、「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます」のように書きます。

ビジネス文書

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