ビジネスメールの基本2

署名の登録

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ビジネスメールでは、本文のあとに署名を入れるのが一般的です。
署名情報をメールを作成するたびに入力するのは面倒ですので、
メールソフトの署名登録機能を使ってあらかじめ登録しておくと便利です。

マイクロソフト社のOutlookExreesを使用して署名する場合は、
次のとおりです。

  1. メニューバーの「ツール(T)」より「オプション(O)」を選択する。
  2. 「署名」タブをクリックする。
  3. 「署名(S)」内の「作成(N)」ボタンをクリックする。
  4. 「署名の編集」内のテキストエリアに送信者の情報を入力する。

ビジネスメール


 

ビジネスメールの特徴および注意点

  1. パソコン画面は書状より見づらくなるので、改行と読点を多めに入れます。
  2. 相手のメールの一部を引用してコメントを付けるときは、引用の前に「>」を付けます。引用文は長くなりすぎないように抜粋します。
  3. 面識のない方にメールを送る場合は、メールの件名またはメール本文の冒頭で、自己紹介をするのが基本です。
  4. ビジネスメールでは、顔文字やフェースマークは使わないようにします。
  5. 先方から届いたメールの本文を引用する場合は本文中の一部に留めるのがマナーです。全文引用は大変見づらいのでやめましょう。
  6. メールに対する返事はなるべく早く出すようにしましょう。
  7. メールを返信する場合、件名の先頭に「Re:」をつけるだけでなく、なるべく文章も変更しましょう。
  8. メールを送信する前に、誤字などがないか確認しましょう。

 

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