ビジネスマナー・訪問時

ビジネスマナー・訪問時

仕事で人に会うときは、まずその相手方に電話をして、用件を伝えたら、面談の日時を設定します。

たとえば「○○の件でお伺いしたいのですが、ご都合のよいお日にちとお時間を教えていただけますか?」と尋ねます。相手が日にちの指定に迷っているときは、こちらから代替案を出します。たとえば、「○日または○日はいかがですか?」と尋ねます。訪問のアポイントを取る際は、日時の指定がしやすいようカレンダーや手帳を手元に置いておくとよいでしょう。

相手と面談の日時の都合がついたら、その事前準備をします。訪問する場所の交通手段や所要時間を調べ、打ち合わせに必要な資料などを用意します。打ち合わせに必要な資料以外には、筆記用具とメモ用紙、印鑑、電卓なども用意しておくとよいでしょう。また髭や髪型メガネの手入れなど、身だしなみを事前にチェックします。そして訪問するにあたっては、10分前くらいに到着できるよう心がけましょう。電話でアポイントを取り付けた日から訪問日時までに日にちがあくときは、前日に電話やメールで、翌日訪問する旨の確認を取っておきます。

訪問先に到着した時は、受付で、「○○社の○○の申します。本日○時より御社○○部の○○様とお約束を頂いております。お取次ぎをお願い致します。」と尋ねます。急な用事でアポイントを取らずに直接訪問した時は、「急にお伺いして申し訳ございません。」と一言伝えます。

もし応接室があいていなかったり、外出が多く社内で面談することが難しいときは。喫茶店などを利用することもあります。店を選ぶ時は、ホテル内にある喫茶店などなるべく静かなお店を選ぶとよいでしょう。また当日、待ち合わせの場所を間違えるなど突然のトラブルに備えて、携帯電話やお店の電話番号も知らせておきます。


訪問者と受付係のイラスト図

 

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