ビジネス文書の基本
役割
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ビジネス文書を作成する目的は、通知や注文内容を文書として残すことで、内容を正確に伝え、伝達ミスなどのトラブルを回避することです。
- ビジネス文書には社内文書と社外文書があり、A４横書きで作成するのが原則ですが、儀礼色の強い挨拶状や礼状などでは縦書きを用いることもあります。
- 正確に伝えることが大切なので、曖昧な表現は避け、短い文章で簡潔に分かりやすく書くことが大切です。
- 日時や場所、数量などは、「記」に続けて箇条書きにします。
- 一つの文章の中にたくさんの用件を詰め込まないようにしましょう。一つの文章で一つの用件が原則です。
- 「非常に」や「かなり」などの大げさになりがちな修飾語は、なるべく省略します。
- 記載漏れを防ぐため、文章を書くときは、「5W1H」（誰が、いつ、どこで、なにを、なぜ、どのように）を意識して書くといいでしょう。
ビジネス文書に使われる敬語は、次の３つに分類されます。
- 尊敬語
話題中の動作や状態の主体が話者よりも
上位である場合に使われます。
- 謙譲語
話題中の動作の受け手が話題中の動作の主体よりも
上位であることを表す語として使われます。
- 丁寧語
聞き手が話し手よりも上位であることを表す
語尾の「です」「ます」「ございます」など
ビジネス文書に使われる敬語表現
| 自分側 | 相手側 | |
| 人 | 私・小生・当方 | ○○様・貴方様・貴殿・貴兄 |
| 複数の人 | 私ども・手前ども | 両名 ご一同様・皆様・各位・お二方 |
| 会社・団体 | 当社・弊社・小社・当会・当店・弊店 | 貴社・御社・貴会・貴店 |
| 家族 | 家族一同・私ども | ご家族の皆様 |
| 夫 | 主人・夫 | ご主人様 |
| 妻 | 妻・家内 | 奥様・奥方様 |
| 父親 | 父・実父 | お父様・お父上 |
| 母親 | 母・実母 | お母様・お母上 |
| 両親 | 父母・両親 | ご両親様 |
| 子供 | 子供 | お子様 |
| 住居 | 小宅・拙宅 | お宅・貴宅・貴邸 |
| 文書 | 手紙・弊信・書面・書中 | お手紙・貴書・ご書面 |
| 考え | 所存・所感・所見・私見・愚考 | 貴意・ご意見・ご意向・ご高説・ご賢察 |
| 場所 | 当地・当方・こちら | 御地・貴地・そちら |
| 品物 | 粗品・心ばかりの品・ほんの気持ちだけの品・寸志 | お心づくしの品・佳品・ご厚志・ご厚意の品 |
| 受け取る | 拝受・入手・受領 | お納め・ご査収・お受け取り |
| する | いたす | なさる・される |
| 行く | 伺う・参る | いらっしゃる |
| 会う | お目にかかる | 会われる・お会いになる |
| 受領 | いただく・頂戴する | お納めになる・お受けになる |
| 言う | 申し上げる | おっしゃる・言われる |
| 見る | 拝見する | ご覧になる |
| 聞く | 伺う・拝聴する | お聞きになる |
| 考える | 存ずる・拝察する | お考えになる・ご賢察になる |
| 思う | 存ずる・存じ上げる・拝察する | お思いになる |
| 送る | お送りする・ご送付する | お送りになる・送られる |
| 着る | 着させて・身につけさせて | お召しになる・着られる |
| 知る | 存じ上げる | ご存知 |
| 与える | 差し上げる | くださる・賜る |
| 受ける | 承る | ご承知くださる |
| 読む | 拝読する | お読みになる |
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