電話のかけ方
電話のかけ方
ビジネスにおいて、電話をかける際には、まず、電話をかける時間帯に気をつけます。出勤時間直後や退社時間直前は、お昼の時間は、急な用事があるを除き、なるべき電話を避けましょう。
- 電話をかける際は、まず自分の会社名、所属部署、名前を名乗ります。そして話をする相手の名前を伝えます。具体的には、「○○会社○○部の○○と申します。いつもお世話になっております。○○様はいらっしゃいますか？」のように伝えます。
- 相手が電話に出た時は、まず再度自分の会社名と名前を伝え、短く簡潔に要件を伝えます。具体的には、「お呼び立てして申し訳ございません。○○の件でお電話いたしました。今お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」のように伝えます。
- 電話を切るときは、「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」と一言添えます。
- 相手が不在の時は、簡単に要件を伝え、受け手の氏名を確認します。電話をかけ直す必要があるときは、相手が戻る時間を尋ねます。具体的には、「何時頃お戻りの予定でしょうか？お帰りになる頃にまたお電話致します。」のように伝えます。相手から電話をかけてもらいたいときは、こちらの都合も伝えます。
- 相手の電話が聞き取れなかったときは、「申し訳ございませんが、もう一度お願いできますか？」と尋ねます。また電話中に電話が切れてしまい、再度電話をかけ直す時は、「電話が切れてしまったようで、申し訳ございませんでした。」と一言添えます。
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