ビジネスマナー・電話
ビジネスマナー・電話
ビジネスシーンにおいて、電話をかけたり、電話を受けるときのマナーを解説します。電話をするときの基本は、はっきりとした口調で、明るい声を心がけること、敬語を適切に使用し、相手への気配りを忘れずに、です。電話をしながら軽くおじぎをしたりジェスチャーを加えるとその気持ちが声にも現れ、印象が良くなります。また電話をかけるときは、なるべく固定電話を使用するようにします。携帯電話でかけるときは、周囲の雑音が入って聞き取りにくくならないか、電波の状況によって声が聞き取りにくくないかといった点にも配慮しましょう。
次に電話を受けるときの基本を示します。
- 電話が鳴った時は、３コール以内に電話を出るのが基本です。３回以上鳴った後に、電話を出た時は、「お待たせ致しました」などのお詫びの言葉を一言伝えます。
- 午前１１時ごろまでに電話を取った時は、頭に「おはようございます」と一言添えます。
- 電話を取ったら、まず会社名と担当部署を名乗ります。最近は名前を名乗る会社も多いようです。具体的には、「はい、○○会社、○○部の○○です。」
- 電話の相手から呼び出しほしい人の部署と氏名を指定されたら、「○○でございますね。少々お待ち下さい。」と一言伝えて、電話を保留にします。
- 指定された人が席をはずしているときは、「○○はただいま席を外しております。」と伝えます。
- 指定された人が電話に出ているときは、「申し訳ございません。○○はただいま他の電話に出ております。終わりましたらことらから電話するよう伝えましょうか」などといった感じで伝えます。
- 指定された人が外出しているときは、「○○はただいま外出しております。○○時ごろには戻る予定です。戻り次第こちらから電話するよう伝えましょうか。」などといった感じで伝えます。
- 電話の相手が名乗らなかったときは、「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいですか？」と伝えます。
- 電話の相手から指定された人が不在で、こちらから再度電話をかけさせるときは電話番号を確認しましょう。「お電話番号をお聞きしてもよろしいですか？」
- 電話を受け伝言を承ったときは、必ずメモを残すようにしましょう。メモには相手の会社・部署・名前・電話番号と電話お受けた時の日時、要件、電話を受けた人の名前を書きます。メモを残す時の基本は５Ｗ２Ｈです。WHY（何を）、WHEN（いつ）、WHERE（どこで）、WHO（誰が）、WHAT（何をする）、HOW（方法）、HowMuch（値段）
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